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高校材料與低值易耗品內部控制問題初探

發布時間:2019-06-28所屬分類:科技論文瀏覽:1

摘要:材料與低值易耗品作為高校國有資產的一部分,同樣屬于內部控制所應關注的重點一個重點對象。文章分析了目前高校在材料與低值易耗品相關內部控制方面存在的不足,從采購預算編制、采購組織實施、合同簽訂與到貨驗收以及庫存保管與耗用等全生命周期角度

  摘要:材料與低值易耗品作為高校國有資產的一部分,同樣屬于內部控制所應關注的重點一個重點對象。文章分析了目前高校在材料與低值易耗品相關內部控制方面存在的不足,從采購預算編制、采購組織實施、合同簽訂與到貨驗收以及庫存保管與耗用等全生命周期角度,通過對核心管理目標的設定,有針對性地提出了加強內部控制建設的相關建議。

  關鍵詞:低值易耗品;高校;內部控制

實驗技術與管理

  材料與低值易耗品是高校開展教學科研活動的一項必要支出,近年來,隨著國家對“雙一流”高校建設支持力度的加大,此項支出金額呈現逐年增加的趨勢。依據最新頒布的政府會計準則,高校材料與低值易耗品歸類于存貨——即流動資產的范疇,其無疑具備國有資產的屬性。而伴隨使用消耗的過程,其價值轉移形成成本與費用,最終將影響高校凈資產的狀況。正是出于以上原因,材料與低值易耗品成為高校內部控制的重點關注對象之一。2014年《行政事業單位內部控制規范(試行)》的實施,拉開了高校內部控制建設的序幕,但就目前而言,高校材料與低值易耗品的相關內部控制建設,仍舊存在很大的不足。

  一、高校材料與低值易耗品概述

  (一)相關文件規定

  我國現行的制度規定中,對高校材料與低值易耗品的定義,源自1984年,教育部、財政部共同印發的《高等學校材料、低值品、易耗品管理辦法》(84教供字20號)。文件區分材料、低值品與易耗品三類物資,分別給出了較為詳細的定義。其中,將金屬、非金屬的各種原材料、燃料、試劑等劃分為材料類;將不夠固定資產標準又不屬于材料范圍的用具設備,如:低值儀器儀表、工具量具、科教器具等劃分為低值類;將玻璃器皿、元件、零配件、實驗小動物等劃分為易耗品類。此后,我國行政事業單位財務規則、高等學校會計制度以及相關會計準則幾經修訂,并將材料和低值易耗品進一步劃分為存貨進行核算和管理,但包括新進頒布的政府會計準則——存貨中,始終未再對高校材料及低值易耗品進行過詳細的定義。

  (二)高校材料與低值易耗品的范疇

  依據高校教育教學工作的獨特性質,應以物品耗用的方式和特點為依據,對材料與低值易耗品的范疇進行界定:一是材料,即直接消耗于教學、科研活動的物料投入,其消耗的過程簡單且直接,材料一經領用,其原有形態及特性隨即改變,材料價值全部發生轉移。與企業生產產品核算成本類似,高校畢業生、科研課題成果報告以及相關技術成果則是高校教學及科研活動的“產品”,如需對其成本進行核算,借助具體的教學或科研活動記錄,材料價值可以實現簡單的成本歸集。

  二是低值品,即教學、科研活動中可滿足長期重復性使用的,但未達到固定資產價值確認標準的用具設備。此類物品通常具有一定的耐用性,可以在較長的一段時期內被重復使用,自身原有的物質形態和特性具有一定的穩定性,但由于個體采購價值低于固定資產的確認標準,同時,受使用方式與條件的限制,通常不會進行大批量的采購,進而無法以整體為單位作為固定資產進行核算。三是易耗品,即教學、科研活動中使用的,具備理論上的可重復使用性,但其原有物質形態或特性,比較容易發生改變的物品。例如玻璃材質的器皿或損耗性的電器元件等,在使用過程中,其損耗的進程不容易進行觀測或存在較大的意外消耗風險。

  二、高校材料與低值易耗品內部控制的主要問題

  (一)資金來源多樣,采購預算編制控制難到位高校教學、科研活動材料與低值易耗品的資金來源主要包括,學校教學經費、縱向或橫向科研課題經費以及各類競賽對應的專項經費等,不同資金項目的預算平行編制,通常由學校教學院系獨立完成,而學校教務管理與科研管理部門,由于不掌握業務活動具體情況,對院系編制的預算,往往僅能做形式上的審核控制,相關內控措施難以發揮實效。

  (二)自采方式為主,采購組織實施控制缺失高校材料與低值易耗品大多未納入政府采購目錄之內,單一采購對象的單批次采購金額,往往也無法達到集中采購的限額,因此,其組織采購方式基本為學校自行采購。與政府采購相比,自行采購方式缺乏國家強制性政策法規的約束與指導,高校采購管理部門往往缺乏對此類采購事項的關注,相關內控措施普遍存在一定程度的缺失。

  (三)風險意識不足,合同與到貨驗收控制流于形式受到專業知識結構與社會經驗的限制,高校教學與科研工作者往往缺乏法律與風險防范意識,容易忽視合同對自身權益保障的重要作用,忽視到貨驗收環節在采購責任劃分方面的重要意義,導致合同簽訂較為隨意,內容要件不全甚至出現合同標的物核心參數與采購要約不符等一系列低級錯誤,到貨驗收與交接不規范,口頭驗收較為普遍,合同與驗收內控措施形同虛設。

  (四)成本核算意識缺乏,庫存保管與耗用控制需完善高校事業單位非盈利性的屬性,導致其缺乏成本核算與管理的內生動力,加之財務“收付實現制”的核算模式下,大部分高校均采用直接列支支出的方式,替代對實物的出入庫管理,采購院系在缺乏內控措施的情況下,對實物自行管理,既無法實現對實物消耗的動態監控,更難以做到對項目成本的準確核算,同時也容易形成“小金庫”,甚至導致腐敗問題的發生。

  三、強化高校材料與低值易耗品內部控制的建議

  對內部控制的強化,必須建立在對管理目標的正確理解之上。高校材料與低值易耗品全生命周期管理涵蓋了采購預算編制、采購組織實施、合同簽訂與到貨驗收以及實物保管與耗用等多個階段,每個階段的管理目標不盡相同,強化內部控制也須做到有的放矢。

  (一)采購預算編制階段

  高校教學、科研材料與低值易耗品的資金投入,須納入學校部門預算之中,受《中華人民共和國預算法》、《事業單位財務規則》等法律法規的約束。此外,對科研活動的投入,還應滿足具體科研項目預算管理的要求。該階段核心管理目標主要包括,預算編制的合規性,即必須按照上級財政部門要求,按照“兩上兩下”的統一程序,及時報送有關的預算數據;預算編制的真實性,即預算編制必須基于真實的教學與科研活動計劃;預算編制的準確性,即預算的編制應盡可能地考慮到實際執行過程中可能遇見的各種因素,竭力避免預算不足情況的發生,保障教學科研活動的順利開展。

  為實現以上管理目標,應強化以下幾個方面的內部控制。首先,明確任課教師、課題負責人等作為預算編制的第一責任人身份,要求其嚴格依據實際,編制教學、科研工作方案;其次,學院系應加強對專業課程、科研項目具體組織實施計劃的控制,要求對所消耗的材料與低值易耗品的品名、規格、型號、數量等信息進行明確并對其合理性進行必要的把控;此外,學校教務、科研管理部門應肩負起內控督導職能,一方面,完善內控制度和流程,督促引導各方切實遵循內控有關規定,另一方面,創新內部控制新手段,對材料與低值易耗品的消耗數據進行整理和積累,借助大數據分析的方法,建立消耗定額指標,形成對異常預算數據的預警功能。

  (二)采購組織實施階段

  對外采購是高校獲取材料與低值易耗品的主要途徑,應遵守《中華人民共和國政府采購法》、《招投標法》等法律規定。該階段核心管理目標主要包括,采購行為合規性,即嚴格遵照對應年份政府采購目錄等政策性文件的要求,依法確定采購方式,重點防范蓄意拆分項目,規避政府采購的行為;采購行為效率性,即盡可能地縮短采購申請提出至采購指令執行之間的時間消耗;采購行為效益性,即在符合法律法規的前提下,優化采購途徑和方式,特別是對學校依法自行開展的采購活動中,以最小的采購成本,達到“質優價低”的采購目標。

  為實現以上管理目標,必須從以下幾個方面對內部控制進行強化。首先,設立校級采購管理部門,對采購行為實行統一管理,重點對采購方式的確定、采購預算的執行等進行監督控制;其次,依據采購方式的不同,采用校院兩級的采購控制模式,提高采購工作的整體效率;此外,校級采購管理部門對重點對學院自主采購相關內控制度與流程的建設與執行情況進行監督指導,通過對采購主體、采購內容、采購金額等信息的備案,實現對采購總金額、采購頻次以及采購單價的動態監控,形成對異常采購行為的預警機制。

  (三)合同簽訂與到貨驗收階段

  合同簽訂與到貨驗收是實現前期采購組織實施階段工作成果的關鍵所在。該階段核心管理目標主要包括,合同內容的合法有效性,即合同符合合同法有關規定,合同核心條款與采購需求一致,合同各項條款可以有效保障采購方的合法權益;合同執行的有效性,即合同中涉及學校利益的條款是否被準確、及時、徹底地執行,采購行為是否真實,到貨驗收結論是否可靠;合同保管的安全性,即在一定的期限內,合同可以被簡單、快捷的調閱,合同所涉及的商業機密不會發生泄漏等。為實現以上管理目標,必須從以下幾個方面對內部控制進行強化。

  首先,設立校級合同管理部門,必要時,聘請專業法律顧問,對合同文本內容進行審核控制。針對常規的采購行為,可以采用制定合同范本的方式,控制合同文本的法律風險;其次,結合不同的采購方式,設置校院兩級分級負責的到貨驗收組織形式和具體的驗收規程,明確驗收與采購人員之間的不相容崗位分離原則,對驗收過程和結論進行規范記錄和保存。此外,在對合同保管及調閱歸口管理的基礎上,可以嘗試搭建合同管理信息化平臺,實現對合同簽訂、執行、保管及調閱審批等的過程控制。

  (四)庫存保管與耗用階段

  材料與低值易耗品屬于高校的實物資產,是國家有關財務制度、財務規則以及會計準則所重點規范的對象。該階段核心管理目標包括,實物保管的安全性,即實物儲備過程中,是否發生毀損、丟失等非正常性的損耗;實物耗用核算的準確性,即實物的領用過程是否可以被準確追溯,價值轉移是否被合理的歸集到了對應的項目之中。

  與上述管理目標相對應,強化內部控制主要包括以下幾個方面。首先,建立校級統一的倉庫保管機制,統一設置賬簿,對進出庫進行記錄和控制,對庫存實物進行盤點,一旦出現賬實不符現象,及時查找原因。其次,應建立完備的領用申請與審批流程,特別是針對材料的領用,應結合教學或科研方案進行必要的審核,對異常的領用行為進行預警,配合項目核算要求,切實做好成本的歸集。此外,針對不同類別的材料與低值易耗品項目,逐步實施差異化的內控措施,在教學科研工作計劃編制水平較高,且實現“零庫存”管理的前提下,可對本階段的內部控制措施進行簡化。

  參考文獻:

  [1]教育部財政部《高等學校材料、低.值品、易耗品管理辦法》(84教供字20號).

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  [3]何馨,吳冠儀.高校小額零星采購合同全過程管理[J].實驗技術與管理,2018(2):268-272.

  [4]林選煌.高職院校低值易耗品采購的科學管理[J].湖南稅務高等專科學校學報,2017(5):32-34

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