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不動產登記檔案分類方法和保管期限探析

發布時間:2019-06-25所屬分類:文史論文瀏覽:1

摘要:文章探討了不動產登記檔案概念和內容,討論了按地理位置分類、按年度分類、按登記業務類型分類的具體方法及利弊,分析了各類不動產登記檔案的保管期限劃分,最終提出了相關建議。 關鍵詞:不動產登記檔案,分類方法,保管期限 隨著我國不動產統一登記制

  摘要:文章探討了不動產登記檔案概念和內容,討論了按地理位置分類、按年度分類、按登記業務類型分類的具體方法及利弊,分析了各類不動產登記檔案的保管期限劃分,最終提出了相關建議。

  關鍵詞:不動產登記檔案,分類方法,保管期限

檔案時空

  隨著我國不動產統一登記制度全面實施,各地不動產登記機構在工作中產生了大量不動產登記檔案,相應的檔案管理工作亟待規范。筆者以河南省鶴壁市為例,對不動產登記檔案(側重指紙質檔案)的分類和保管期限劃分進行探討。

  1不動產登記檔案的概念及內容

  1.1不動產登記檔案概念

  目前,不動產登記檔案尚無明確定義。與不動產登記相關的《物權法》《不動產登記暫行條例》《不動產登記暫行條例實施細則》(以下簡稱《細則》)等法律法規中,均未出現“不動產登記檔案”這一概念,但是有“不動產登記資料”的提法。《細則》第九十四條第一款規定,“不動產登記資料包括:(一)不動產登記簿等不動產登記結果;(二)不動產登記原始資料,包括不動產登記申請書、申請人身份材料、不動產權屬來源、登記原因、不動產權籍調查成果等材料以及不動產登記機構審核材料”;該條第三款規定,“不動產登記資料中屬于歸檔范圍的,按照相關法律、行政法規的規定進行歸檔管理,具體辦法由國土資源部會同國家檔案主管部門另行制定”[1]。

  也就是說,不動產登記資料中屬于歸檔范圍的,即不動產登記檔案。筆者建議,在國家不動產登記檔案管理辦法出臺之前,不動產登記機構不宜自行制定不動產登記檔案歸檔范圍,除了將明顯多余的、重復的資料剔除出去外,應將所有不動產登記資料視為不動產登記檔案進行管理。需要注意的是,不動產登記檔案不僅包括不動產統一登記后形成的登記檔案,還應該包括實施不動產統一登記前已經形成的土地、房屋、林權、海域等登記檔案,這些檔案應移交給職能整合后新成立的不動產登記機構統一保管。

  1.2統一登記前的存量檔案與統一登記后的新增檔案

  統一登記前形成的登記檔案,未移交給不動產登記機構的,由原單位按原管理辦法繼續保管。移交(或移交復制件)給不動產登記機構的,基本按照原有方式管理,沿用原分類方案和檔案號,其保管期限不變,并與統一登記后的新增檔案分開存放。統一登記后的不動產登記檔案主要包括不動產登記簿和原始登記資料。

  不動產登記簿與原始登記資料既有密切聯系又相對獨立,它是一套單獨的、系統的簿冊,一般以電子文件形式保存在不動產登記信息系統中,工作中可隨時查閱和登簿,不存在分類問題。原始登記資料一般按登記業務立卷歸檔,《不動產登記操作規范》19.2.4款規定,“資料立卷宜采用1件1卷的原則,即每辦理1件登記所形成的材料立1個卷”[2]。本文所探討的即是實行不動產統一登記后形成的原始登記資料的分類方法。

  2不動產登記檔案的分類

  2.1按不動產地理位置分類

  不動產作為自然物的首要特性即不可移動性,又稱為位置固定性。無論不動產的自然狀況、權屬狀況發生怎樣的變化,其地理位置始終不變,因此可以按不動產所在的地理位置對不動產登記檔案分類。一個不動產登記機構一般負責一個地籍區的不動產登記業務,其不動產登記檔案可按“地籍區+地籍子區(或街坊)+宗地+地上定著物”分類。

  采用這一分類方法,可以直接使用不動產單元號的第二至四段代碼作為檔案號。不動產單元號即不動產的“身份證號”,共有28位,分為4段:第一段表示所在行政區劃代碼,6位;第二段表示地籍區和地籍子區代碼,6位;第三段表示宗地號代碼,7位;第四段表示定作物編碼,9位。

  如,鶴壁市第2地籍區第5地籍子區,宗地號為8的國有土地使用權宗地上建有一住宅小區,內有多幢住宅樓,其中一幢樓在宗地內的順序號為16,該幢樓第10戶的不動產單元代碼為410611002005GB00008F00160010,其中410611為該市行政區代碼,對于一個不動產登記機構的檔案來說不具有分類意義;002005為地籍區和地籍子區代碼,GB00008為宗地代碼,F00160010為定著物代碼,上述三段代碼組合即為該不動產的檔案號。不動產狀況變化后新形成的檔案仍使用原檔案號,存放在同一位置。

  采用該分類方法的優點是,檔案在庫房中也按分類號分區排放,同一地理位置的所有檔案均存放在一起,檔案管理人員只要熟悉本地區街坊、道路,也就能熟悉館(室)藏檔案,手工檢索查檔也非常方便快捷,適用于傳統的檔案管理方式。該分類方法的缺點是,不動產會因自然狀況、權屬狀況的變化而產生新的登記檔案,因此檔案上架排放時需要預留空間,故庫房利用率較低。特別是在房屋交易頻繁的情況下,房屋類不動產登記檔案數量增長較快,且不同地理位置的增速不平均,導致檔案架(柜)預留空間有的地方不夠用、有的地方用不完,檔案庫房每隔幾年就需要倒架(柜),耗費大量人力物力。

  2.2按檔案形成年度分類

  不動產登記檔案按業務件立卷,可以以該件業務登簿日期或歸檔日期確定其所屬年度,每一年度下面再按不動產權利類型分小類、編序號。不動產登記業務雖然類型較多、關聯關系復雜,但具體到一宗業務卻相對簡單,從受理到完成登記、資料歸檔少則三五天、多則十幾天,跨年度的登記業務較少,按年度分類操作簡便。

  采用該分類方法的優點是,每一年度結束,該年度所形成的檔案數量能夠確定下來,不會再增加或減少;所占用的存放空間也是確定的,無需預留,這樣就提高了庫房的利用率、節約了保管成本。缺點是,同一地理位置的、存在關聯關系的多件檔案會因為年度不同而分散存放,如果需要一次性調閱上述多個檔案原件,比較費時費力。但隨著檔案數字化的快速推進,檔案原件調閱率逐步下降,上述缺點可以忽略。

  2.3按不動產登記業務類型分類

  根據《不動產登記操作規范(試行)》,不動產登記業務可分為12種業務類型:(1)集體土地所有權登記;(2)國有建設用地使用權登記;(3)國有建設用地使用權及房屋所有權登記;(4)宅基地使用權及房屋所有權登記;(5)集體建設用地使用權及建筑物、構筑物所有權登記;(6)海域使用權及建筑物、構筑物所有權登記(內陸城市沒有此類型);(7)地役權登記;(8)抵押權登記;(9)預告登記;(10)更正登記;(11)異議登記;(12)查封登記。每一類編制一個兩位數的業務代碼,今后有新增的業務類型可隨之增加。

  采用該分類方法的優點是,不同業務類型的不動產登記檔案相對集中存放,便于按“主題”查找,同時易于區分保管期限不同的檔案。該分類方法的缺點是,不動產登記受理環節為簡化程序、方便群眾,會將部分關聯緊密的不同類型業務合并辦理,分類時存在交叉情況。

  3不動產登記檔案保管期限的劃分

  劃分檔案保管期限,一是為了節省庫房空間,定期把沒有保存價值的資料清理出去,為具有保管價值的檔案留出位置;二是為了區分館(室)藏檔案的重要程度,讓永久類檔案享受“優待”。不動產登記檔案每年新增數量較多,而庫房面積有限,更有必要及時、準確地劃分保管期限,優化庫存檔案質量,為后期的檔案鑒定和銷毀打好基礎。

  3.1依據根據《不動產登記資料查詢暫行辦法》

  (國土資源部令第80號)第二十七條“已有電子介質,且符合下列情形之一的紙質不動產登記原始資料可以銷毀:(一)抵押權登記、地役權登記已經注銷且自注銷之日起滿五年的;(二)查封登記、預告登記、異議登記已經注銷且自注銷之日起滿五年的”[3]的規定,并參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(國家檔案局8號令)第六條“機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種”的要求,筆者認為,不動產登記檔案的保管期限也可以定為永久、定期兩種,定期的再根據不同情況確定具體年限。

  3.2保管期限

  3.2.1永久類。

  一為不動產登記簿。不動產登記簿是不動產登記工作中極為重要的資料,在不動產登記檔案管理工作中也具有極其重要的作用和地位,《不動產登記暫行條例》第十三條規定“不動產登記簿由不動產登記機構永久保存”[4]。二為主權利登記業務類型的原始登記資料。本文2.3段中,(1)至(6)類為不動產主權利業務類型,是不動產權利歸屬的基礎,與之有關的登記檔案均為永久保管類。永久類不動產登記檔案所對應的登記業務一般為為申請人頒發不動產權證書(注銷登記類業務不頒發證書)。

  3.2.2定期類。

  分為從權利登記業務類型和特殊登記業務類型的原始登記資料。本文2.3段中,(7)(8)類為不動產從權利登記業務類型,(9)(11)(12)類為特殊登記業務類型,上述5類登記業務不改變所有權、使用權等主權利的歸屬,僅在一定期限內對主權利產生影響,與之有關的登記檔案均為定期保管類。定期類不動產登記檔案所對應的登記業務一般為為申請人頒發不動產登記證明(注銷登記類不頒發證明)。(10)類也是特殊登記業務類型,其檔案保管期限與其更正前登記檔案的保管期限一致。如,其更正前登記檔案是永久類,則該更正登記檔案也為永久類;其更正前登記檔案是定期類,則該更正登記檔案也為定期類。

  綜上,筆者認為:不動產登記檔案應按“年度+不動產登記業務類型”分類,合并辦理的業務隨其中一個類型歸類;保管期限不同的檔案宜分開存放,即永久類和定期類檔案分開存放管理;定期類檔案到期后,其紙質檔案列入可銷毀范圍,但在國家不動產登記檔案管理辦法出臺之前,暫不實施銷毀。

  相關刊物推薦:《檔案時空》于1981年12月創刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復、整頓的大環境下誕生的。

  

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